第一、策劃周年慶活動提前查看場地的時候，就要先考慮比如音響、燈光、屏幕、演講臺等等在活動現(xiàn)場如何擺放，什么主題的活動更適合什么風(fēng)格的燈光，什么酒店的裝飾更適合什么主題的活動。

第二、根據(jù)活動會場面積及參會預(yù)估活動參與人數(shù)，3D設(shè)計出活動現(xiàn)場臺型，根據(jù)3D效果設(shè)計活動會場座椅位置擺放和整個活動會場的美陳設(shè)計，完善各個功能區(qū)，活動策劃公司提供完整的三維效果圖給客戶。

第三、活動前期需要進一步確認活動現(xiàn)場桌布顏色、會議椅子顏色，以及如果有周年慶晚宴或者答謝晚宴等活動安排，需提前確認晚宴桌布顏色等。確保每一個環(huán)節(jié)的執(zhí)行都與活動主題相契合。

第四、活動前和客戶確認重要領(lǐng)導(dǎo)嘉賓抵達時間，確認是否需要提供VIP休息室，如重要領(lǐng)導(dǎo)嘉賓提前到場，提前準備好熱毛巾、茶歇等讓客戶進行休息等待。

第五、與酒店確認是否有臨時儲存間，方便活動物料放置，搬運存放活動物資，比如鮮花、禮品、手提袋、活動物品等。保管好活動物料，避免造成財物損失。

第六、活動布展時間最好要充足，布展完后，留出足夠的時間彩排活動流程，確?；顒拥拿恳粋€步驟和大屏畫面不會出錯。

活動策劃會遇到很多問題，最好在活動之前就考慮到大部分問題并且想好plan b，避免活動現(xiàn)場出現(xiàn)大問題，給客戶留下不好的體驗。