俗話說，細節(jié)決定成敗。尤其是在組織一場年會活動時，整場年會活動的成功取決于年會活動中一切細節(jié)的成功。而某個或多個細微環(huán)節(jié)的失誤都可能使整場年會活動效果大打折扣。

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??關(guān)鍵一：確定好時間地點，預(yù)留充足時間

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??一場年會活動需要策劃者準確確定好年會活動的日期、地點等，原則上應(yīng)提前兩個月確定好，并及時告知相關(guān)參加年會活動的企業(yè)以發(fā)通知、快遞、傳真等方式進行。通常，企業(yè)在接到年會活動發(fā)起方的邀請函后，還需要協(xié)調(diào)相關(guān)的出席人員的行程等事項，而年會活動的策劃方也需要提前地準備年會活動當(dāng)天的接待事項。

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??在策劃行業(yè)的年會等大型活動時，我們建議舉辦年會活動的時間應(yīng)盡量安排在前面，最好是安排在12月份，盡量不要安排在1月舉行年會活動，因為每年的1月份通常是大部分的企業(yè)年會以及各經(jīng)銷商之間會議的密集進行時間段，非常容易形成日程上的沖突。另一方面，因為各個企業(yè)經(jīng)常在年底的相關(guān)評獎活動較多，再加上各企業(yè)年度評獎預(yù)算有限，這些企業(yè)通常先入為主，尤其是越后舉辦的相關(guān)評獎活動，企業(yè)參與熱情和激情也會減少。

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??關(guān)鍵二：在年會活動中分清主次關(guān)系，確立主導(dǎo)地位

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??當(dāng)前，大部分的大型活動組織都是由兩家乃至多家以上的機構(gòu)聯(lián)合舉行的趨勢越來越明顯了。通常雙方合作最初的目的都是希望通過舉行活動來幫助雙方整合有效的資源，從而產(chǎn)生了1+1＞2的強強聯(lián)合效應(yīng)。但是如果活動策劃執(zhí)行過程中不善于妥善協(xié)調(diào)、不學(xué)會合理地處理雙方在活動中的定位與分工，企業(yè)之間一起組織活動反而還可能產(chǎn)生反面的年會活動效應(yīng)。

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??在大部分的大型年會活動中，恰當(dāng)且可行的做法是將年會活動中的核心環(huán)節(jié)有效分解，并且由其中的一方負主要的責(zé)任。最終促進合作、具體分工的良好合作機制，避免因職責(zé)問題或互相推卸產(chǎn)生年會活動的混亂現(xiàn)象，從而保證年會活動最初要的效果。

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??關(guān)鍵三：年會活動接送統(tǒng)籌安排，重要嘉賓專人服務(wù)

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??首先，在年會活動策劃執(zhí)行過程中要隨時更新相關(guān)的嘉賓信息表，保證接送嘉賓的信息是最新、最準確的信息。根據(jù)小編的年會活動策劃執(zhí)行經(jīng)驗，通常在年會活動接機嘉賓的過程中，不應(yīng)以人為序，應(yīng)按時間先后順序進行才更為方便、高效。

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??接送嘉賓的每個流程都由專業(yè)的工作人員具體分工負責(zé)，主要是為了防止負責(zé)人臨時變換，從而影響及時溝通。負責(zé)接待的人員應(yīng)保持溝通暢通，年會活動中的各個環(huán)節(jié)應(yīng)及時協(xié)商，比如在接到嘉賓后，應(yīng)及時通知安排下一個接待人安排嘉賓的酒店住宿等問題。

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??重要嘉賓的接待工作是年會活動策劃執(zhí)行過程中的重中之重，它會直接影響年會活動的最終成效。一旦重要嘉賓對接待方式不滿意，那么將形成及其嚴重的影響。所以，重要嘉賓應(yīng)由專業(yè)的人負責(zé)接待，具體到住宿、飲食、出行等都需全程服務(wù)，讓重要嘉賓切身體會到服務(wù)的無微不至，對年會活動組織方產(chǎn)生良好的印象。